Mojo Congresregistratie
Mojo Congresregistratie is een totaal oplossing voor het organiseren van (wetenschappelijke) congressen en evenementen. Alle aspecten komen aanbod, van marketing, tot het versturen van mailings, het opzetten van een mobiele website tot het registeren van de deelnemers. Facturatie en online betalen zijn uiteraard ook veel gebruikte functies. Als laatste biedt Mojo Congresregistratie uitgebreide ondersteuning voor abstracthandeling van call for papers tot het beoordelen van abstracts.
Online congresregistratiesysteem
Organiseert u congressen of evenementen en bent u op zoek naar een manier op dit zo efficient mogelijk te doen? Het organiseren van een evenement is administratief erg arbeidsintensief. Mojo Congresregistratie maakt dit aanzienlijk eenvoudiger voor u en neemt u veel werk uit handen.
Mojo Congresregistratie is een zeer uitgebreide en flexibele webapplicatie voor congresregistratie. Het is een goed voorbeeld van hoe wij internet vóór u laten werken. Van begin tot eind ondersteunt Mojo Congresregistratie u volledig bij het organiseren van congressen en evenementen; van het versturen van uitnodigingen tot het online registreren van aanmeldingen en het afhandelen van betalingen.
Naast gemak voor uw deelnemers (zelf online hun registratie onderhouden) biedt Mojo Congresregistratie juist ook voor ú vele mogelijkheden zoals automatische workshopindelingen, branding per evenement, facturaties met herinneringen, diverse mailmogelijkheden, meerdere aanmeldformulieren per evenment (sprekers, deelnemers ,etc).
Mogelijkheden
Mojo Congresregistratie is uitermate geschikt voor het organiseren van meerdere (gelijktijdige) evenementen. Zelfs bij één congres per jaar biedt het congresregistratiesysteem vele mogelijkheden en voordelen:
- ondersteuning voor meerdere gelijktijdige evenementen;
- online inschrijven op evenementen;
- volledig vrij te definiëren opties, zoals overnachtingsmogelijkheden, dinerwensen,
workshops, presentaties; - inlogsysteem voor deelnemers om hun aanmelding aan te passen;
- formulieren kunnen voorzien worden van de "branding" (huisstijl) van uw opdrachtgever;
- eigen formulieren voor verschillende rollen per evenement (spreker, deelnemer, standhouder, etc.);
- integratiemogelijkheid formulier in externe website;
- automatische workshopindeling (indeling op opties);
- ondersteuning voor verschillende talen;
- annuleringsregelingen;
- facturatie, betalingen en herinneringen;
- geschiedenis per deelnemer;
- rapportagemogelijkheden;
- importeer- en exporteermogelijkheden;
- ontdubbeling van gegevens;
- verschillende mailmogelijkheden;
- uitgebreide mogelijkheden om klanten en organisaties te registreren en onderhouden.
Wetenschappelijke module / abstracthandling
Met de aanvullende wetenschappelijke module worden alle functionaliteiten omtrent gestructureerde abstract handling beschikbaar:
- mogelijkheid tot indienen van abstracts met auteurs en affiliates voor onderzoekers;
- afgeschermde reviewing-omgeving waar een leden van een beoordelingscommissie individueel geanonimiseerde abstracts kunnen beoordelen op verschillende criteria;
- mogelijkheid om de abstracts in één keer, of per onderzoeksgebied af te drukken om ze zonder computer te kunnen beoordelen;
- voor de beheerder van Mojo Congresregistratie de mogelijkheid om de gemiddelden van deze beoordelingen op te vragen en de abstracts te selecteren voor presentatie (poster/symposium/lezing);
- mogelijkheid om de resultaten van de beoordelingscommissie eenvoudig te communiceren (e-mail) naar de indieners van de abstracts (wel /niet geselecteerd);
- de geselecteerde abstracts in te delen in verschillende workshops/lezingen; voor bezoekers van een congres met abstracts de mogelijkheid om zich aan te melden voor deze workshops/lezingen; een exportmogelijkheid om alle voor presentatie geselecteerde abstracts te exporteren naar bijvoorbeeld InDesign ten behoeve van een magazine of abstract-boek.
Mobiele website / Congresapp
Er is voor Mojo Congresregistratie een aanvullende module beschikbaar waarmee eenvoudig een mobiele website opgezet kan worden. Deze mobiele website ziet er op een tablet of mobiel net zo uit als een app, echter hij is niet via de appstore te downloaden.
De bezoeker van het congres kan de mobiele website bereiken door een link in een mail aan te klikken, een url in te typen of door een QR-code te scannen.
Met deze module kunt u een mogelijkheid bieden voor deelnemers om op (of voorafgaand aan) het congres informatie over mede-deelnemers, het (persoonlijk) programma, sprekers, sponsoren, locatie en overige informatie op te vragen.
Ook bevat de mobiele website een chat-functie waarmee deelnemers onderling met elkaar (of met bv sprekers) kunnen communiceren.
Algemene uitleg Mojo Congresregistratie
Mojo Congresregistratie is een webapplicatie, hetgeen inhoudt dat zowel het onderhoud als het inschrijfproces volledig via het internet (of desgewenst intranet) loopt. Een groot voordeel hiervan is dat de applicatie centraal op één server geïnstalleerd wordt en daarna vanaf iedere willekeurige plek met internetverbinding gebruikt kan worden.
Binnen Mojo Congresregistratie is het mogelijk om onbeperkt (gelijktijdige) congressen, evenementen, bijeenkomsten of zelfs enquêtes op te zetten.
Elk evenement in Mojo Congresregistratie kan worden volledig aangepast naar eigen wens, wat betreft huisstijl (kleuren/logos), opties, vragen, (online) betalingsmogelijkheden, BTW-instellingen, taal, socialmedia, etc.
Per evenement kunnen één of meerdere aanmeldformulieren worden aangemaakt, om zo de verschillende type deelnemers (bv sprekers, genodigde, organisatie) te kunnen bedienen.
Aanmeldformulieren ontwerpen
De aanmeldformulieren zijn volledig vrij op te maken, zo er kan zelf bepaald worden welke stappen moeten worden doorlopen en welke vragen er worden gesteld.
Vervolgens kunnen er verschillende type vragen worden toegevoegd (meerkeuze, vrije tekst etc), waarbij ook weer een verscheidenheid aan instellingen is aan te passen (denk aan bedrag, max. aantal deelnemers). Verder zijn alle onderdelen van elkaar afhankelijk te maken, zodat Mojo Congresregistratie uitsluitend relevante vragen stelt aan de deelnemer (bv indien iemand niet kiest voor ‘diner’, zullen er geen vragen gesteld worden over de voorkeur van het eten).
Uitnodigingen via e-mail
Nadat een evenement of congres is opgezet in Mojo Congresregistratie, is het tijd om mensen uit te nodigen om zich in te schrijven. Mojo Congresregistratie is voorzien van een uitgebreide mailfaciliteit, waarmee op eenvoudige wijze gepersonaliseerde e-mails kunnen worden verstuurd naar personen. De e-mails die via Mojo Congresregistratie worden verstuurd, worden bovendien automatisch voorzien van de huisstijl zoals deze op het evenement is ingesteld.
Nadat een deelnemer zich succesvol heeft aangemeld voor een evenement, ontvangt hij/zij een bevestigings-e-mail, met hierin een persoonlijke link (instelbaar) om de inschrijving aan te passen of eventueel aan te vullen. Tijdens het aanmeldproces heeft de beheerder van het evenement diverse mogelijkheden om de voortgang van de inschrijvingen te volgen en hier acties op te ondernemen (bijvoorbeeld het versturen van een herinneringsmail). Na sluitingsdatum van aanmelden kan de beheerder van het evenement wederom diverse acties ondernemen, zoals het maken van een rapportages, het exporteren van alle deelnemers met gemaakte keuzes, het maken en versturen van facturen, het afdrukken van badges enzovoorts.
Opdrachtgevermodule
Mojo Congresregistratie bevat een naast een beheeromgeving en uiteraard een publieke omgeving (voor de deelnemers) ook een opdrachtgeveromgeving, waarmee externe opdrachtgevers kunnen inloggen om de voortgang van inschrijvingen (en eventueel bedragen/rapportages) te kunnen volgen.
Inchecken en uitchecken met de baliemodule
Als laatste is er ook een balieomgeving beschikbaar. Met deze omgeving kan bij de ingang met een scanner de barcodes gescand worden. Op die manier kan je je toegangscontrole opzetten en wordt ook gelijk de in- en uitchecktijden bijgehouden. Dit is vooral interessant als je te maken hebt met accreditatie.
Maatwerkmogelijkheden
Mojo Congresregistratie is in de loop der jaren doorontwikkeld tot een zeer volledig en flexibel congresregistratiesysteem. In een enkel geval komt het voor dat een opdrachtgever een wens heeft voor specifieke functionaliteit binnen Mojo Congresregistratie. Door de gelaagde modulaire opzet van Mojo Congresregistratie is het geen enkel probleem om deze wensen binnen Mojo Congresregistratie te realiseren, op deze manier is er dus geen beperking wat betreft de mogelijkheden van het pakket.
