Hora Finita - Promovendusvolgsysteem & kwaliteitsmanagement

Hora Finita is een promovendus volgsysteem dat zorg draagt voor de bewaking en het optimaliseren van het bedrijfsproces rondom de promoties. Voor alle betrokken bij een promotietraject is een uitgebreide workflow ingebouwd met volop inzicht in het traject en de nodige voortgangsbewaking.

Kwaliteitsverbetering in het bedrijfsproces

Hora Finita is in de basis een uitgebreid registratiesysteem voor alle gegevens omtrent promotietrajecten en de daarbij betrokken personen. Daarbij is het hele proces geoptimaliseerd en gedigitaliseerd waardoor de kwaliteit verbeterd wordt. Ten aanzien van de kwaliteit en de integriteit van de gegevens stelt het systeem eisen aan de invoer en worden de gegevens ook nog eens verrijkt met informatie uit het personeelsinformatiesysteem. Daarbij zorgt Hora Finita voor de tijdigheid van de informatie en de processen. De doorlooptijd wordt aanzienlijk verkort, omdat Hora Finita permanent de verschillende processen monitort en rappelleert waar nodig.

Monitoring bedrijfsprocessen met rappelfunctie

Op basis van het het promotieregelement weet Hora Finita wanneer een deadline voor een beoordeling of een andere taak dreigt te verstrijken en zal Hora Finita direct (en soms indirect) de betrokkenen rappeleren.

Besparing en meer gebruiksvriendelijkheid door selfservice

In een tijd waar iedereen verwacht 24/7 zelf in te kunnen loggen en zo een wijziging in hun gegevens aan te brengen, ligt het voor de hand om de promovendus zelf de mogelijkheden te geven hun promotieaanvraag in te dienen en in te zien. Waar voorheen de promotores  en het College van Promoties veel werkzaamheden voor hun promovendi verrichtten, draait Hora Finita de werklast om. De promovendus vraagt nu zelf in Hora Finita de promotie aan en middels Hora Finita wordt de promovendus volledig op de hoogte gehouden van het verloop van zijn aanvraagproces. De promovendus heeft permanent inzicht in de voortgang en zijn eigen gegevens en kan bijsturen waar mogelijk. Dit scheelt een hoop communicatie over en weer tussen de promotores en de promovendus of de Graduate School en de promovendus.

Meer inzicht en transparantie

Aangezien Hora Finita alle relevante informatie over een promotietraject registreert, is het mogelijk om alle betrokken - met inachtneming van hun autorisaties - direct inzage te geven in een traject en de bijbehorende voortgang.

Centrale registratie van communicatie

Hora Finita beschikt over een uitgebreide e-mailfaciliteit waarmee de communicatie gefaciliteerd en en gearchiveerd wordt. Aan het eind van een promotietraject zijn meerdere beoordelingsmomenten. Betrokkenen zoals promotores, beoordelingscommissieleden en promotiecommissieleden worden via Hora Finita uitgenodigd om een manuscript te beoordelen. Zowel de uitnodiging als de beoordeling en de uiteindelijke motivatie worden vastgelegd. Hetzelfde geldt voor de communicatie met de referenten en andere betrokkenen.

Verhoging in de promotierendementen door een efficiënt proces

Hora Finita werkt op verschillende plekken positief door in de promotierendementen. Allereerst geldt dat door een verbetering van de kwaliteit van de gegevens en het optimaliseren van het bedrijfsproces de bedrijfsvoering efficiënter verloopt. De doorlooptijden van het proces worden daardoor korter en dat heeft positieve invloed op het rendement.

Verhoging in de rendementen door begeleiding van de promovendus

Niet alleen werkt Hora Finita aan de kant van de organisatie, ook helpt het de promovendus bij het optimaliseren van zijn projectmanagement. Hora Finita signaleert tijdig bij de promovendus of aan alle eisen is voldaan, het gaat dan niet alleen over de aanlevering van alle informatie en de eisen aan het manuscript, maar ook over het genoten onderwijs door aan te geven of er voldoende punten zijn gehaald. Hora Finita biedt tevens ondersteuning voor het projectmanagement tijdens het onderzoek. De promovendus kan taken aanmaken en inplannen. Hora Finita zal de voortgang van die taken inzichtelijk maken en monitoren. Ook bij het opstellen van het onderzoeksplan van de promovendus kan Hora Finita ondersteuning bieden.

Rapportages

Uiteraard is Hora Finita voorzien van de nodige rapportages. De promoties kunnen eenvoudig onderverdeeld worden in faculteiten, onderzoeksscholen, instituten, programma's, etc. Daarnaast beschikt Hora Finita over een rendementsmodule waarmee eenvoudig de rendementen berekend en uitgesplitst kunnen worden voor verschillende criteria. Denk aan geslacht, faculteit, land van herkomst, etc.

Verschillende autorisaties en processen per rol

Hora Finita biedt uitgebreide ondersteuning en autorisaties de verschillende rollen die er zijn tijdens een promotietraject. Elke rol heeft zijn eigen autorisaties en procesbegeleiding. Hora Finita ondersteunt onder meer de volgende rollen: promovendus, promotores, graduate school medewerker, facultaire pedel, promotiebureau, onderzoeksinstituut, onderzoeksschool, communicatiemedewerker, universiteitsbibliotheek, decaan, universitaire applicatiebeheerder.

Hieronder zullen in het kort de functie per rol beschreven worden.

Selfservice omgeving voor promovendi

Alle promovendi kunnen inloggen op hun selfservice omgeving, daar kunnen ze terecht voor:

• inzage in hun gegevens;
• de promotie-aanvraag;
• aanvragen vergoeding;
• indienen manuscript;
• indienen proefschrift bij de universiteitsbibliotheek;
• projectmanagement;
• registratie van onderwijsactiviteiten;
• checklist promotie.

Graduate School

De mederwerkers van een Graduate School hebben de meest omvangrijke rol van allemaal, zij kunnen onder andere:

• promotietraject inzien / wijzigen;
• inzage in persoonsgegevens en aanstellingsgegevens;
• gegevens registreren m.b.t. faculteit, onderzoeksschool, onderzoeksinstituut, onderzoeksprogramma, geldstromen, promotores en co-promotres;
• toelating van nieuwe promovendus inclusief registratie van diploma, cijferlijst, taaltoetsen, vooropleiding, werkplan, training and supervision plan;
• versturen van een toelatingsmail aan de promovendus;
• gegevens m.b.t. manuscript en de bijbehorende beoordelingen inzien;
• samenvattingen inzien;
• samenstelling beoordelingscommissie;
• samenstelling promotiecommissie;
• certificaat afdrukken;
• rendementsanalyses maken;
• resultaat en ontwikkelingsgesprekken registreren;
• onderwijsactiviteiten registreren;
• voortgang in promotietraject bewaken;
• communicatie inzien;
• mailingen versturen naar (selecties van) promovendi en andere personen.

Promotores (en diens secretaresses)

De betrokken promotores hebben een eigen rol in Hora Finita, hierbij kunnen ze uiteraard alleen de trajecten inzien die ze zelf begeleiden. Ze hebben min of meer dezelfde gegevens tot hun beschikking als de graduate school medewerkers, echter ze mogen minder velden muteren. Daarnaast hebben zij enkele specifieke taken:

• manuscript beoordelen;
• door promovendus ingediende onderwijsactiviteiten accorderen;
• voortgang bewaken;
• registreren van de voortgangsgesprekken;
• voorstel beoordelingscommissieleden indienen.

Instituten en onderzoeksscholen

De instituten en onderzoeksscholen hebben een afgeslankte versie van Hora Finita waarin zij beperte mogeljkheden hebben tot de promotietrajecten die alleen bij hun instituut of onderzoeksschool behoren.

Facultaire Pedel

De facultaire pedellen houden zich niet bezig met de registratie van de gegevens van de promotietrajecten, maar hebben wel veel inzage. Daarnaast hebben zij de volgende mogelijkheden:

• beoordelingscommissie instellen;
• manuscript laten beoordelen door beoordelingscommisieleden;
• promotiecommisie instellen;
• referenten uitnodigen indien er sprake is van cum laude.

Promotiebureau

Het promotiebureau houdt zich bezig met de uiteindelijke promotie. Zij zorgt voor:

• het controleren van het titelblad;
• het controleren van de gegevens t.a.v. de bul;
• het verzenden van de gegevens van de aankomende promoties naar de drukker van de bul;
• het vastleggen van de promotielocatie en datum;
• het voorbereiden van de vergaderformulieren voor de plechtigheid;
• het vastleggen van de uitgereikte bul en eventuele cum laude;
• het informeren van de bodes en conciërges

Externe communicatie naar de pers en de website

De afdeling communicatie is verantwoordelijk voor het monitoren van de aankomende promoties en de bijehorende communicatie. Zo stelt de afdeling communicatie een samenvatting op voor de website en stuurt ze een overzicht van de promoties naar de pers. Daarbij heeft de afdeling communicatie inzage in de gegevens die vooral over de inhoud van het promotietraject en de contactgegevens van de promovendus.

Via een geautomatiseerde koppeling worden de promoties op de website getoond.

Universiteitsbibliotheek

De universiteitsbibliotheek bewaart de digitale en papieren versie van het proefschrift. De promovendus levert de digitale versie inclusief een licentieovereenkomst en alle andere benodigdheden gestructureerd aan via zijn selfservice omgeving.

Personeelsdossier

In het kader van de promotie worden er op regelmatige tijden gesprekken met de promovendus gehouden. Deze gesprekken en eventueel daaraan gekoppelde besluiten worden gearchiveerd in Hora Finita. Daarbij is een koppeling met het personeelsdossier ontwikkeld zodat deze automatisch gevuld worden. Op die manier heeft de HR-afdeling ook een compleet dossier.

Over Hora Finita

Hora Finita is ontwikkeld voor en in samenwerking met de Rijksuniversiteit van Groningen. Inmiddels wordt Hora Finita ook door de Vrije Universiteit Amsterdam gebruikt.

Niet alleen werkt Hora Finita aan de kant van de organisatie, ook helpt het de promovendus bij het optimaliseren van zijn projectmanagement. Hora Finita signaleert tijdig bij de promovendus of aan alle eisen is voldaan, het gaat dan niet alleen over de aanlevering van alle informatie en de eisen aan het manuscript, maar ook over het genoten onderwijs door aan te geven of er voldoende punten zijn gehaald. Hora Finita biedt tevens ondersteuning voor het projectmanagement tijdens het onderzoek. De promovendus kan taken aanmaken en inplannen. Hora Finita zal de voortgang van die taken inzichtelijk maken en monitoren. Ook bij het opstellen van het onderzoeksplan van de promovendus kan Hora Finita ondersteuning bieden.